ตัวอย่าง Job description รายละเอียดในการทำงานตำแหน่ง พนักงานบัญชี ธุรกิจบริการ ธุรกิจสำนักงานบัญชี

[admin]

job description

สำนักงานบัญชี
ปัญหาที่เจอ – ถ้าลงบัญชีไม่ได้มีค่าแปลกๆ เช่น ลูกค้าเป็นบริษัททัวร์ มีค่าเครื่องบินแต่หลักฐานมีแค่ใบโอน (เอกสารน้อยแต่ก็พอที่จะยืนยันได้) ก็ต้องสอบถามผู้สอบว่ายอมรับได้ไหม เป็นต้น แต่ส่วนใหญ่จะไม่มีปัญหา เพราะลูกค้าจะลงบัญชีเดิมๆ
วันที่อยู่ออฟฟิต
(ช่วงหน้างบ)
ส่วนทำบัญชี
เก็บรายการของลูกค้าที่เพิ่งส่งเอกสารมา บันทึกให้หมด
ส่วนที่เป็นตรวจสอบบัญชี
ปิดงบเสร็จ – เก็บเอกสารส่งคืนลูกค้า หรือ ถ้าลูกค้าไม่เก็บเองเราก็เอาไปเก็บในลัง ให้ง่ายต่อการรื้อ
ตรวจการบันทึก
Adj รายการบางรายการที่บันทึกผิดไปตอนปิดงบคราวที่แล้ว หรือรายการอื่นๆที่บันทึกผิด (แล้วให้คนทำบัญชีไปใส่เพิ่ม)
ถ่ายเอกสารตัวที่มีนัยสำคัญ แล้วมาแนบในแฟ้มส่วนของรายการนั้นๆ (มีแฟ้มแยกสำหรับตรวจ)
ส่งไปรษณีย์ คอนเฟิร์มลูกหนี้,เจ้าหนี้
สุดท้ายก็ รวบรวมเอกสารแล้วส่งผู้สอบบัญชี รวมถืง Daft งบ ด้วย – อาจจะต้องเข้าไปตอบคำถามเพิ่มเติม
(ช่วงปกติ)
บันทึกบัญชี - รวมถึงเอกสารที่ค้างไม่ได้บันทึกช่วงหน้างบ ก็จะเอามาบันทึกย้อนหลัง
ช่วงต้นเดือนต้องทำภาษีและแจ้งยอดลูกค้า
เคลียร์เอกสารเข้าแฟ้ม
กระทบยอดแบงค์
ตามเอกสารลูกค้า (ใกล้ถึงวันที่ต้องยื่นภาษีแล้วแต่ลูกค้ายังไม่ส่งเอกสาร)
วันที่ออกไปหาลูกค้า (ถ้าบริษัทเล็กๆ ไปวันเดียว,ถ้าบริษัทใหญ่ มีเอกสารเยอะ อาจจะต้องไป 2-3 วันหรือทั้งสัปดาห์)
แบ่งหน้าที่กันว่าใครตรวจส่วนไหน (อย่างน้อยไปกัน 2 คน) – เงินสด,แบงค์,ค่าเสื่อม,ทุน,รายได้,ค่าใช้จ่าย เก็บข้อมูลมาให้เยอะที่สุด (เอาที่มีประเด็น)
ตรงไหนที่มีปัญหาก็ให้ลูกค้าแก้ไขให้ถูกต้อง – บอกแนวทางว่าแก้ยังไง
คอนเฟิร์มลูกหนี้,เจ้าหนี้ (เอากลับมาใส่ซองส่งไปรษณีย์ที่ออฟฟิต)
รวบรวมเอกสารแล้วส่งผู้สอบบัญชี รวมถืง Daft งบ ด้วย

ธุรกิจประเภท บริการ (เป็นตรวจสอบสิ่งแวดล้อม)
ปัญหาที่เจอ – ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของคนไม่พอ จะเป็นส่วนของฝ่ายวางแผน
Admin (ทุกคนต้องทำได้หมดทุกหน้าที่) – จะมีบัญชี-วางบิล,บันทึกค่าใช้จ่าย,การเงิน,จัดซื้อ
เอกสารบัญชีจะไม่ค่อยเยอะ (เพราะเป็นบริษัทเดียว)
งานหลัก (งานจะไม่เหมือนเดิมทุกวัน เพราะงานมีหลายส่วน)
จัดซื้อ – เทียบราคา เช็คสต็อกสำนักงาน, ถ้ามีผู้มาเสนอขายอะไรก็ตาม จะเป็นคนพิจารณาและนำเสนอผู้บริหาร หรือส่งต่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง (เป็นสินค้าสำหรับตรวจวัด, สเปคบางอย่างต้องให้ผู้ใช้งานเป็นคนเลือก)
ด้านค่าใช้จ่าย – ทำ ภ.พ. 30 และ ภงด. 1,3,53 และประกันสังคม (ทำร่วมกับการเงิน – เพราะต้องโอนเงินเข้าแบงค์)
ประกันทั้งหมดของบริษัท (ประกันตึก,ประกันรถ,ประกันหมู่), รวมถึงสัญญาต่างๆ (ลิฟท์,รปภ.,แม่บ้าน) – ต้องเทียบราคาแล้วค่อยเข้าไปคุยกับผู้บริหาร
เตรียมพื้นที่สำหรับอบอม (งานนอก ประมาณ 2 เดือน ครั้ง หรือ เดือนละครั้ง) – เช็คจำนวนคน และอาหารเครื่องดื่ม ประสานฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
เช็ควันลาของพนักงาน, ชนกับเครื่องสแกนนิ้ว
แผนกซ่อมบำรุง (กรณีพิเศษ-ถ้าลาซ่อมบำรุงจะต้องดูแลตัวเอง) ดึงข้อมูลเครื่องวัดอากาศ (Nox,SO2,CO ส่งานให้ฝ่ายรายงานผล และคอยตามข้อมูลลม , ใส่ User ใน Server และ เพิ่มอีเมล์พนักงานใหม่ พร้อมไปลงให้ในเครื่อง/ในโทรศัพท์ของพนักงาน , ประสานงาน – สแกนไวรัส, ดูเอกสาร ISO เช็คก่อนเข้าตรวจ – (จะเข้าตรวจช่วงเดือน พ.ค.)
งานทำแทน
ด้านวางบิล (ทำในระบบ,ข้อมูลลูกค้ามีหมดแล้ว) จะรอเอกสารจากฝ่ายตรวจสอบ และ ออกใบวางบิล พร้อมกับแนบผลรายงาน+CD และลงงานให้แมสเซนเจอร์ไปส่ง
ด้านทวงหนี้ – โทรตามทวงหนี้ลูกค้า และส่งรายงาน statement ทุกเย็น แต่วันศุกร์ จะ print statement ทั้งอาทิตย์มาเขียนใหม่ (เขียนยอดเงินที่เข้าเป็นของลูกค้ารายไหน)
จดเลขมิเตอร์เครื่องถ่ายเอกสาร – ส่งรายงานให้ผู้บริหารทราบ ยอดการใช้งาน
ด้านการเงิน – หยิบเงินที่เตรียมออกภาคสนามให้ (เพราะการเงินจะต้องเตรียมตามแผนงานและส่งรายงานให้ผู้บริหารทุกเย็น)
ประชาสัมพันธ์ – รับโทรศัพท์, ชงกาแฟให้ผู้บริหาร, พาพนักงานใหม่ไปสแกนนิ้วมือ + สแกนหน้า